SafetyBoard – Arbeitssicherheit per Lernmanagement-System

1. Die Notwendigkeit eines Lernmanagement-Tools im Unternehmen

Die Ausgangssituation:

Gemäß § 12 des Arbeitsschutzgesetzes hat der Arbeitgeber die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen.
Eine Vielzahl von Informationen muss an die Mitarbeiter weitergegeben werden (rechtliche Anforderungen, Anforderungen aus Managementsystemen etc.).
Der Unternehmer bzw. seine Führungskräfte sind zeitlich und räumlich gebunden.
Die Mitarbeiter sind zeitlich und räumlich gebunden.
Um alle Mitarbeiter z. B. einer Abteilung zu erreichen, sind erfahrungsgemäß mehrere Termine erforderlich (Krankheit, Urlaub, Schichtarbeit etc.).
Vorbereitung und Planung bedeuten einen hohen zeitlichen Aufwand.
Permanentes Haftungsrisiko beim Unternehmer, Geschäftsführer oder Inhaber.

Die Anforderungen:

E-Learning-Anwendung für die Erstunterweisung sowie wiederkehrende Unterweisungen oder Schulungen bereits integriert – inklusive der Möglichkeit, diese Anwendung um unternehmensspezifische Inhalte zu ergänzen (Customizing).
Unterweisungen und Schulungen gleich welcher Art können von einer oder mehreren Stellen aus für den ganzen Betrieb verwaltet werden.
Verbindliche und zentral archivierbare Rückmeldungen der Mitarbeiter „Ich habe gelesen und verstanden“ zu allen Inhalten.
Arbeitserleichterung für Abteilungsleiter und Verantwortliche in puncto Kommunikation und Übersicht.
Anbindung des Terminmanagements an die Kalenderfunktionen der am häufigsten genutzten Software, z. B. Microsoft 365, Google Kalender oder iCal.
Erinnerungs-E-Mails vor anstehenden Unterweisungen (neu und bei Ablauf) für die betreffenden Mitarbeiter, Vorgesetzten und Sicherheitsbeauftragten.
Haftung des Unternehmers, Geschäftsführers oder Inhabers auf ein absolutes Minimum beschränkt.

2. Ihre Vorteile durch den Einsatz unseres ganzheitlichen Systems

Unternehmerisch

Priorisierung der Themen Arbeitssicherheit, Brand- und Umweltschutz, Qualität, Hygiene etc. mit geringem Ressourcenaufwand an Arbeitskraft und Arbeitszeit
Das Verständnis der Mitarbeiter lässt sich abbilden, auswerten und gezielt fördern
Einfache Integration in die Terminplanung, z. B. mit Microsoft Outlook, Google Kalender oder iCal – mit einem Klick
Mitdenkendes System: automatische Erinnerungen per E-Mail für Mitarbeiter und Seminarleiter, das Schulungsfeedback fließt in die tägliche Organisation ein

Nachhaltig

Schaffung von Verbindlichkeit und Rückverfolgbarkeit
Revisionssichere (also nachträglich unveränderbare) Aufbewahrung von Ergebnissen und Personaldaten
Schneller Zugriff auf die Daten über das Dokumentenmanagementsystem
Mehr Rechtssicherheit für Unternehmer, Inhaber und Geschäftsführer
Nachweis gegenüber den Behörden im Einzelfall

Finanziell

Das System ist vollständig webbasiert und von überall erreichbar – keine Zusatzkosten durch Investitionen in technische Infrastruktur
Eine lokale Integration in vorhandene IT ist mit einfachen Mitteln ebenso möglich
Faires, transparentes und preisgünstiges Abrechnungsmodell nach Anzahl der Mitarbeiteraccounts (Summe aus Seminarleitern und Teilnehmern)

3. Der Unterweisungsnachweis zur Legitimierung der Zutrittsberechtigung

Das Anliegen:

Vielen Firmen ist es erfahrungsgemäß ein besonderes Anliegen, die Zutrittsberechtigung verlässlich zu legitimieren. Einfach gesagt: Die Person mit dem Zertifikat ist auch wirklich diejenige, die den Kurs persönlich und erfolgreich absolviert hat.

Das Verfahren:

Vor der Erstunterweisung füllt eine externe Firma eine CSV-Datei mit den Daten ihrer Mitarbeiter. Sie enthält als verbindlichen Wert die Personalausweisnummer. Ein verantwortlicher Seminarleiter im Haus spielt die Daten über die CSV-Importfunktion ein.
Die externen Arbeitskräfte erhalten ihre Zugangsdaten und absolvieren die Schulung. Nach dem Bestehen erhalten sie einen Nachweis in Form eines herunterladbaren PDF-Zertifikats mit QR-Code.
Die externe Arbeitskraft weist sich am Zugang zum Firmengelände bei einem Ihrer Mitarbeiter oder beim Sicherheitsdienst aus und zeigt zusätzlich das Zertifikat vor.
Der Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes scannt das Dokument mit einem QR-Code-Scanner und bekommt eine Seite mit dem Schulungsergebnis sowie den persönlichen Daten angezeigt.
Jetzt prüft der Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes die Übereinstimmung von Person, Bild auf dem Ausweisdokument, Ausweisnummer und Ausweisnummer auf dem Zertifikat und bestätigt sie.

Der Vorteil:

Erstmals verknüpfen Sie die Identitätsbestätigung mit einer Schulung, die für die Zutrittsberechtigung zwingend erforderlich ist.

Die integrierte Zertifikatsfunktion mit QR-Code schafft verbindliche Dokumente zur Regelung von Zutrittsberechtigungen zum Firmengelände. Ihrem Wach- und Sicherheitsdienst wird die Registrierung und Identifizierung von Personen erleichtert.

Die Bestätigung wird zehn Jahre revisionssicher gespeichert.

Ablauf in drei Bildern: Schulung am Bildschirm, Ausdruck des Zertifikats mit QR-Code, Kontrolle von Zertifikat und Ausweis an der Schranke

4. Wie arbeiten Verantwortliche im Betrieb mit dem SafetyBoard?

Benutzer mit dem Status „Seminarleiter“

Legen Schulungen und Termine an und veröffentlichen Nachrichten
Legen neue Mitarbeiter, Gruppen, Abteilungen o. Ä. an
Informieren Teilnehmer über Termine
Weisen Schulungen und Infos Gruppen oder einzelnen Mitarbeitern zu
Verwalten die Schulungsergebnisse
Erhalten Rückmeldung vom System über erfolgreichen Verlauf und Gesprächsbedarf
Können das Board wie jeder Seminarteilnehmer für eigene Kurse sehen und nutzen

Mehrwerte für Sicherheitsverantwortliche

Schulungen können sowohl Einzelpersonen als auch ganzen Abteilungen zugewiesen werden. Individuell zusammengestellte Personengruppen und temporäre Arbeitsgemeinschaften lassen sich zügig anlegen.

Unterweisungen von Fremdfirmen und Mitarbeitern aus Arbeitnehmerüberlassung werden auf die gleiche Weise durchgeführt. Alle Schulungen können vor dem ersten Arbeitstag absolviert werden.

5. Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter mit dem SafetyBoard?

Benutzer mit dem Status „Teilnehmer“

Erhalten eine Übersicht über ihre anstehenden Schulungen
Erhalten eine Übersicht über ihre absolvierten Schulungen sowie die vorliegenden Zertifikate
Können ihre Schulungstermine mit Programmen wie Microsoft Outlook, Apple iCal oder Google Kalender abgleichen und werden zusätzlich automatisch per E-Mail informiert
Kennen dadurch jederzeit ihren eigenen Lernstand
Bekommen ihre Zugangsdaten von der Seminarleitung oder automatisch vom System

Je nach Schulungsinhalt absolviert ein Teilnehmer am Ende einen Test aus einem Fragepool oder bestätigt verbindlich, den Inhalt gelesen und verstanden zu haben. Die Schulung läuft komplett im Webbrowser.

Mehrwerte für Ihre Mitarbeiter:

Unterweisungen von Fremdfirmen und Mitarbeitern aus Arbeitnehmerüberlassung können vor Arbeitsantritt durchgeführt werden.

Die Schulungen sind zeitlich völlig flexibel. Mitarbeiter können die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und später an gleicher Stelle fortsetzen.

Alle Schulungen lassen sich am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone durchführen.

6. Wie werden Ihre Unterlagen zu Onlinekursen?

Ablauf in fünf Schritten: von Ihren Unterlagen über die Aufbereitung bis zum Zertifikat

Sie erstellen Ihre spezifischen Unterlagen als PowerPoint- (empfohlen), PDF- oder Word-Dokumente.
Sie übersenden die Dokumente der SafetyBoard-Administration. Diese erarbeitet im Dialog mit Ihnen die Lernkontrollbedingungen, z. B. einen Fragepool oder eine verbindliche Verständnisbestätigung des Teilnehmers.
Die SafetyBoard-Administration lädt die Inhalte ins System hoch und informiert Sie, sobald der Kurs zur Verfügung steht.
Sie können den Kursinhalt aufrufen und ihn beliebig vielen Kursveranstaltungen und Teilnehmergruppen zur Verfügung stellen. Innerhalb der Kursveranstaltung regeln Sie Terminmanagement und Gültigkeit.
Der Kurs liefert jederzeit den Bearbeitungsstatus zurück. Das Zertifikat wird automatisch erstellt und kann vom Teilnehmer heruntergeladen werden.

Die Konzeption der Schulungsinhalte ist mit Grundkenntnissen in den gängigen Office-Programmen leicht möglich. Die SafetyBoard-Administration übernimmt für Sie die weitere Aufbereitung als E-Learning-Kurs und unterstützt bei grafischer Gestaltung und Nutzungserlebnis. Die sicherheitsrelevanten Fakten verbleiben in Ihrem Verantwortungsbereich und werden nicht verändert.

Jede multimediale Form und spezielle Anforderungen (z. B. zusätzliche Audiodateien oder Lehrvideos, die von Anfang bis Ende vollständig gesehen werden müssen) sind umsetzbar. Im Dialog mit Ihnen und den Sicherheitsverantwortlichen Ihrer Firma erstellt die SafetyBoard-Administration passende Prüfungs- und Testmethoden (z. B. Multiple Choice) zur Feststellung des Lernfortschritts Ihrer Mitarbeiter und als Grundlage für die Zertifizierung.